Zoals u inmiddels – vermoedelijk – bekend is, is met ingang van 25 mei 2018 de AVG (de Europese Privacywet) van kracht gegaan. Hier hebben wij meerdere blogs aan besteed. In deze blog gaan wij in op een specifiek onderdeel van de AVG waar veel ondernemingen mee te maken hebben: het versturen van nieuwbrieven en andere e-mailcampagnes (zoals commerciële mailings).
Privacy, AVG en het versturen van nieuwsbrieven
P
Heel veel ondernemingen versturen maandelijks (of wekelijks) mailings via standaardprogramma’s zoals MailChimp of Laposta. Denk aan het versturen van een maandelijkse nieuwsbrief of het aanprijzen van een bepaald nieuw product of dienst aan uw klantenbestand (een commerciële mailing). Maar is dit nog wel toegestaan onder de AVG?
Onderscheid klanten en niet-klanten
Kort en goed: ja dit is toegestaan onder de AVG. Maar het is wel zaak een onderscheid te maken tussen bestaande klanten en overige contacten (niet-klanten). Met klanten wordt bedoeld klanten waarmee u als onderneming een betaalrelatie heeft (ook wel een ‘factuurrelatie’ genoemd). Het versturen van nieuwsbrieven en andere mailings aan klanten is onder de AVG toegestaan, tenzij de specifieke klant zich in het verleden heeft afgemeld voor uw mailings en/of nieuwsbrieven. Voor niet-klanten geldt een zwaardere eis: hiervoor dient u toestemming te hebben (“opt-in”). Verstandig (noodzakelijk) is om deze toestemming schriftelijk te verkrijgen bijvoorbeeld door het laten aanklikken van een ‘toestemmingsvakje’. Duidelijk moet in ieder geval zijn waarvoor de niet-klant zijn of haar toestemming geeft.
Helemaal mooi is als u voldoet aan de zogenoemde dubbele opt-in. Dit houdt kort gezegd in dat, wanneer iemand zich via uw website aanmeldt voor uw nieuwsbrieven, u deze persoon automatisch een e-mail stuurt waarin de persoon nogmaals moet bevestigen dat hij of zij uw nieuwsbrief wenst te ontvangen. Dit is om te voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van e-mailadressen en om te zorgen dat iemand er echt bewust voor kiest om uw nieuwsbrief te ontvangen. Een dubbele opt-in is natuurlijk omslachtiger dan een enkele opt-in, maar juridisch gezien wel verstandig.
Overigens is het ook zeer verstandig/noodzakelijk om in uw privacyreglement om te nemen dat u nieuwsbrieven/mailings verstuurt (informatieplicht).
Bied een opt-out aan
Ook dient u een zogenoemde opt-out aan te bieden, waarmee iemand zich direct kan afmelden voor uw nieuwsbrief. Meldt iemand zich daadwerkelijk af? Dan mag u die persoon niet nogmaals e-mailen. Dit is conform de AVG een zeer belangrijke eis.
Tips
Een eerste tip is om als u niet zeker bent van uw zaak, gewoon (eventueel zelfs: nogmaals) toestemming te vragen. Alleen met een expliciete toestemming op het versturen van nieuwsbrieven/mailings heeft u zekerheid met betrekking tot de privacywetgeving. Een andere tip is om de opt-ins (de toestemmingsverklaringen) goed te bewaren. U dient de toestemming namelijk te kunnen bewijzen. Een laatste tip is om bij elk inschrijfformulier (dus ook die voor uw nieuwsbrief) naar uw privacyreglement te verwijzen. Helemaal mooi is als u de aanvrager meteen zijn of haar (vrije) goedkeuring laat aanvinken bij het aanvragen van een formulier/nieuwsbrief.
Dit is slechts een beknopte samenvatting van het onderwerp AVG en nieuwsbrieven/mailings. Het gaat het bestek van deze blog te buiten om hier uitgebreider op in te gaan. Heeft u hier specifieke vragen over, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Wij zijn graag bereid u nader te informeren en te adviseren in een concreet geval.
Juridisch advies
Legal8 / 088 – 8838888 / info@legal8.nl / www.legal8.nl
2 januari 2019
