Algemene voorwaarden zijn regels die je standaard wil laten gelden bij het sluiten van overeenkomsten (contracten). Op deze manier hoef je niet bij elke overeenkomst opnieuw te onderhandelen over allerlei onderwerpen zoals betalingsvoorwaarden, termijnen, garanties en vrijwaringen, aansprakelijkheid, het geldende recht en de van toepassing zijnde rechtbank. De algemene voorwaarden gelden voor iedere overeenkomst die u sluit met een klant. Lees hieronder 10 vragen met antwoorden die wij in onze praktijk veel gesteld zien worden.
- Zijn algemene voorwaarden verplicht?
Nee, er is geen verplichting om algemene voorwaarden te gebruiken. Ook al is het niet verplicht, wij adviseren ondernemingen toch altijd om algemene voorwaarden te gebruiken. Hierin kun je bijvoorbeeld een belangrijke bepaling over aansprakelijkheid opnemen waar je je in een toekomstige situatie op kunt beroepen. Algemene voorwaarden kun je namelijk zien als een soort verzekering bij het ondernemen. Als alles goed gaat, dan zul je er zo goed als nooit naar omkijken. Maar als er iets misgaat, dan is het heel verstandig om een beroep op de algemene voorwaarden te kunnen doen. Dat kan zoveel narigheid besparen…
- Hoe kan ik algemene voorwaarden goed van toepassing verklaren?
Algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing als ze bijvoorbeeld ergens op de website zijn gepubliceerd. De wederpartij moet de toepasselijkheid van jouw algemene voorwaarden uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaarden. Uitdrukkelijke aanvaarding gebeurt bijvoorbeeld door te tekenen voor toepasselijkheid van de algemene voorwaarden. Of bij een digitale overeenkomst door het aanvinken van een daartoe bestemd hokje. Bij stilzwijgende aanvaarding neem je bijvoorbeeld een bepaling op in de overeenkomst en/of offerte waarin staat dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst. Zorg dat de klant voor of uiterlijk tijdens het sluiten van het contract de kans krijgt om de algemene voorwaarden in te zien. Je kunt de voorwaarden bijvoorbeeld op de offerte drukken of als losse bijlage meesturen met de offerte. Geef de klant dus de gelegenheid om de voorwaarden in te zien. Je heeft namelijk een wettelijke informatieplicht.
- Moet je algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank deponeren?
Nee, er bestaat geen verplichting tot het deponeren van algemene voorwaarden en dat is in vee situaties totaal onnodig. In sommige situaties kan het deponeren van algemene voorwaarden wel nuttig zijn en dat is het geval als je de voorwaarden niet op een andere manier ter hand kan stellen. Denk aan de NS die niet bij elk verkocht treinkaartje op het station elke klant hun algemene voorwaarden kan laten inzien. Dan is het wel nuttig. Maar in normale B2B-situaties heeft het doorgaans geen toegevoegde waarde.
- Is alles wat ik in de voorwaarden zet geldig?
Veel wel maar ook sommige dingen niet en met name niet tegenover consumenten. Als een beding in de voorwaarden namelijk onredelijk bezwarend is, kan het worden vernietigd (artikel 6:233 aanhef e onder a BW). Of een beding onredelijk bezwarend is, moet worden beoordeeld naar de aard en de overige inhoud van de overeenkomst, de wijze waarop de voorwaarden daarvoor tot stand zijn gekomen, de wederzijds kenbare belangen van partijen en alle overige omstandigheden van het geval. Zo zal een grote wederpartij met beschikking over voldoende deskundigheid minder worden beschermd dan kleine ondernemingen en particulieren zonder die deskundigheid. De mate van bezwarendheid is een open norm en wordt niet objectief, maar naar de specifieke (rechts)verhouding tussen partijen beoordeeld.
De zwarte en grijze lijst (artikelen 6:236 en 6:237 BW) bevatten uitwerkingen van de algemene toetsingsnorm in overeenkomsten met consumenten (B2C). Indien er sprake is van een overeenkomst tussen een professionele partij met een consument, worden bedingen die zijn opgenomen in de zwarte lijst geacht onredelijk bezwarend te zijn en worden bedingen die zijn opgenomen in de grijze vermoed onredelijk bezwarend te zijn. Tot slot is er ook een Europese blauwe lijst waarin bedingen zijn opgenomen waarvan wordt vermoed dat deze onredelijk bezwarend zijn indien deze worden gebruikt in algemene voorwaarden die toepasselijk zijn op een overeenkomst tussen een professionele partij en een consument. Aan de inhoud van deze drie lijsten wijden wij een aparte blog.
- Is het verstandig om de aansprakelijkheid volledig uit te sluiten?
Dé bepaling die altijd in algemene voorwaarden moet terugkomen is een bepaling over de beperking van jouw aansprakelijkheid. Een veel gemaakte fout, althans dat vinden wij, is het uitsluiten van alle aansprakelijkheid. Dat lijkt veilig maar de kans is groot dat de uitsluiting van alle aansprakelijkheid als onredelijk wordt gezien, met gevolg als dat er geen beperking van aansprakelijkheid meer geldt. Bekijk goed welke aansprakelijkheid redelijk is om zelf te dragen en hoe je dit kunt beperken. Denk hierbij ook aan een koppeling met jouw bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
- Kan ik ook kernverplichtingen in de algemene voorwaarden zetten?
Nee. De zogenaamde kernbedingen vallen niet onder de wettelijke regeling voor algemene voorwaarden. Deze bedingen maken geen deel uit van de algemene voorwaarden, maar van de overeenkomst zelf. Het gaat hierbij immers om bedingen die de essentie van de overeenkomst vormen. Zijn zij wel opgenomen in de algemene voorwaarden, dan zijn ze ongeldig. Een kernbeding wordt gedefinieerd als een beding dat van zo wezenlijke betekenis is voor een overeenkomst dat de overeenkomst zonder dit beding niet tot stand zou zijn gekomen of dat er zonder dit beding niet van wilsovereenstemming over het wezen van de overeenkomst zou kunnen worden gesproken. Denk in veel situaties aan de prijs en de hoeveelheid product dat gekocht wordt.
- Is een keuze voor een bepaalde rechtbank altijd geldig?
Forumkeuzeclausules in algemene voorwaarden zijn vaak rechtsgeldig. Ze stellen partijen dus in staat om vooraf overeenstemming te bereiken over de jurisdictie voor eventuele juridische geschillen. De afdwingbaarheid ervan hangt echter af van duidelijke communicatie en wederzijdse overeenstemming. Deze clausules bieden voorspelbaarheid in juridische procedures en zorgen ervoor dat geschillen op een bepaalde locatie worden behandeld.
Indien sprake is van een B2C-situatie, waarbij de consument in Nederland woonachtig is, wordt een beding dat voorziet in de beslechting van een geschil door een ander dan de rechter die volgens de wet bevoegd is onredelijk bezwarend geacht, tenzij de consument een termijn gegund krijgt van tenminste een maand nadat de wederpartij zich schriftelijk op het beding heeft beroepen, om voor de wettelijk bevoegde rechter te kiezen (‘zwarte lijst’, artikel 6:236 sub n BW).
- Moet ik mijn voorwaarden bij elke nieuwe overeenkomst opnieuw meesturen?
Als gebruiker van algemene voorwaarden heb je zoals hiervoor is aangegeven een informatieplicht. Deze informatieplicht houdt in dat je jouw wederpartij een redelijke mogelijkheid moet geven om van jouw algemene voorwaarden kennis te nemen (je moet de algemene voorwaarden ter hand stellen). Doe je dat niet, dan zijn jouw algemene voorwaarden, op de uitzonderingen zoals opgenomen in artikel 6:235 BW na, vernietigbaar. Vernietigt jouw wederpartij jouw algemene voorwaarden, dan zijn jouw algemene voorwaarden dus niet van toepassing. Het is dus belangrijk dat je aan de informatieplicht voldoet. Je kunt dit doen door jouw algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan jouw wederpartij te verstrekken.
Als sprake is van een min of meer bestendige handelsrelatie waarbij regelmatig soortgelijke overeenkomsten worden gesloten en je bij het sluiten van de eerste overeenkomst de algemene voorwaarden al aan jouw wederpartij ter hand hebt gesteld, dan kunnen de algemene voorwaarden ook gelden voor latere soortgelijke overeenkomsten op grond van de zogenoemde bekendheidsuitzondering. Jouw wederpartij is dan immers al bekend met de algemene voorwaarden en je hoeft ze dan dus niet steeds opnieuw mee te sturen met elke overeenkomst.
- Moet ik mijn voorwaarden in het Engels opstellen?
Nee, dat moet niet. Er geldt geen specifieke taaleis voor algemene voorwaarden. Maar als je zakendoet in het buitenland, dan is het wel oppassen geblazen want je moet voorwaarden opstellen in een taal die jouw zakenpartner begrijpt. Het kan dus zeker verstandig zijn om de voorwaarden (ook) in het Engels op te laten stellen als je internationaal zakendoet.
- Moet ik mijn algemene voorwaarden van tijd tot tijd updaten?
Moeten, nee. Maar verstandig is het zeker wel. Regels veranderen nu eenmaal van tijd tot tijd en ook rechtspraak is aan verandering onderhevig. Algemene voorwaarden kunnen gemakkelijk achterblijven met als consequentie dat bepaalde passages niet meer rechtsgeldig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de invoering van de AVG in 2018 waarna veel algemene voorwaarden aangepast moesten worden. Het is dus zeker van belang de algemene voorwaarden van tijd tot tijd te updaten.
Neem in dat kader ook een wijzigingsbeding in de (bestaande) algemene voorwaarden op, zodat je de voorwaarden eenzijdig kunt wijzigen. Je dient de klant nog wel daarover te informeren…
