Het zal voor de meesten geen nieuws zijn dat consumenten goed beschermd worden met allerlei dwingende wetgeving. Dit geldt ook bij onbetaalde facturen en het besluit om incassokosten in rekening te brengen. Consumenten mogen niet zomaar worden overvallen met de incassokosten. Om deze kosten in rekening te mogen brengen bij een consument-schuldenaar, moet eerst de zogenoemde 14-dagenbrief, ook wel WIK-brief genoemd, gestuurd worden. Deze termijn is bepaald in artikel 6:96 lid 6 BW. Maar aan welke eisen moet deze brief precies voldoen?

Eisen aan de 14-dagenbrief

Met de 14-dagenbrief wordt de consument-schuldenaar een laatste gelegenheid geboden om het openstaande factuurbedrag te betalen zonder doorbelasting van de incassokosten. In deze brief moet dus duidelijk worden vermeld dat de debiteur de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd is wanneer de termijn van 14 dagen is verstreken. De brief moet tevens melden hoe hoog de buitengerechtelijke incassokosten zijn en of die kosten inclusief of exclusief btw zijn. De berekening van deze incassokosten is neergelegd in het Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke Incassokosten.

Rechtspraak

Medio 2016 zijn er via een zogenoemde prejudiciële procedure (ECLI:NL:HR:2016:2704) vragen gesteld aan de Hoge Raad omtrent incasso’s bij consumenten en specifiek de 14-dagenbrief. Zo stelt de Hoge Raad dat de termijn van 14 dagen pas start op de dag nadat de aanmaning door de debiteur is ontvangen. De termijn start dus niet op het moment dat de brief is verzonden. Dit komt overeen met de gedachte van de wetgever dat de consument-schuldenaar in ieder geval 14 volle dagen de tijd heeft om het verschuldigde bedrag zonder kostenverhoging van de incassokosten te voldoen.

De Hoge Raad stelt in hetzelfde arrest dat de stelplicht en bewijslast van de eisen van artikel 6:96 lid 6 BW berusten op de schuldeiser. Dit houdt in dat de schuldeiser moet aantonen dat de 14-dagenbrief is verstuurd en op welke dag deze is ontvangen door de debiteur. Het is dus verstandig voor jou als bedrijf om de 14-dagenbrief zowel per aangetekende post als e-mail te sturen. Let er tevens op dat deze stelplicht en bewijslast streng wordt gehandhaafd door de rechters. Zo ging de Rechtbank Noord-Holland in haar vonnis van 8 maart 2023 mee met de betwisting van de debiteur. De debiteur stelde dat de brief 3 weken na verzending pas was aangekomen bij haar thuisadres en dus dat de incassokosten niet verschuldigd zijn. De schuldeiser beriep zich op algemene cijfers van PostNL waarin 98% van de post binnen 3 dagen aankomt. De rechtbank vond dit onvoldoende en stelde dat de schuldeiser onvoldoende heeft voldaan aan de stelplicht en vond dat zij geen gericht bewijsaanbod heeft geleverd omtrent het ontvangen van de 14-dagenbrief.[1]

De termijn van de 14-dagen brief

Het is belangrijk dat een juiste en duidelijke termijn wordt benoemd in de brief. Wanneer je een te vroege dag van aanvang benoemt of een te vroeg einde van de termijn aanwijst, voldoet de brief niet aan de eisen van artikel 6:96 lid 6 BW en kunnen de buitengerechtelijke incassokosten door de rechter worden afgewezen in de gevallen waar het tot een gerechtelijke procedure komt. Uit de rechtspraak volgt namelijk dat een juiste formulering bijvoorbeeld als volgt geschiedt:

“Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd / door u is ontvangen”.

[2] Het staat jou als schuldeiser natuurlijk vrij om een langere termijn op te nemen in de brief dan het wettelijk bepaalde minimum van 14 dagen.

Wanneer de debiteur het openstaande bedrag heeft voldaan voordat de termijn in de brief is verstreken, is de debiteur de buitengerechtelijke incassokosten niet verschuldigd. Wanneer er niet is betaald bij het verstrijken van de termijn, zijn deze kosten wel verschuldigd, natuurlijk indien is voldaan aan de genoemde vereisten. Er bestaan ook gevallen waarin de debiteur enkel een deel van het openstaande bedrag voldoet. De Hoge Raad heeft bepaald dat in zulke gevallen de debiteur wel incassokosten verschuldigd is, maar enkel ter hoogte van het onbetaalde gedeelte. De incassokosten moeten dan worden aangepast aan de hoogte van het onbetaalde deel (ECLI:NL:HR:2016:2704).

In verstekzaken (gevallen waarin de consument-schuldenaar zich niet stelt bij de rechtbank) zal de rechter ambtshalve beoordelen of de schuldeiser overeenkomstig de gestelde regels van de 14-dagenbrief heeft gehandeld. Zorg er dus te allen tijde voor dat de brief voldoet aan de gestelde eisen!

Incasso Legal8

Neem voor eens contact met ons op voor incassovragen!

[1] ECLI:NL:RBNHO:2023:2160, r.o. 2.7.

[2] https://www.rechtspraak.nl/SiteCollectionDocuments/aanbeveling-over-de-veertiendagenbrief.pdf