Commerciële contracten
Fouten in contracten kunnen grote juridische en financiële gevolgen hebben. Als ondernemer is het daarom belangrijk dat je alles zo goed mogelijk vastlegt om te voorkomen dat je in de problemen komt. Wij raden altijd aan om zoveel mogelijk schriftelijk vast te leggen zodat er bewijs is van wat er onderling is afgesproken. Hieronder geven wij enkele tips over het opstellen van een contract.
1. Neem de partijen op in de overeenkomst
Het is essentieel dat de juiste partijen in een overeenkomst correct worden vastgelegd. Dit is vooral belangrijk bij bedrijven die onder meerdere bv’s met soortgelijke handelsnamen opereren. Enkel de contractspartij die in de overeenkomst staat vermeld kan namelijk juridisch worden aangesproken op nakoming ervan. Leg daarom dus goed vast met welke entiteit je een overeenkomst sluit. Controleer tevens of de persoon die namens het bedrijf het contract sluit hier wel toe bevoegd is. Dit kun je eenvoudig nagaan door een uittreksel te nemen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
2. Neem duidelijke bepalingen op in je overeenkomst
Het gebruik van vage termen zoals “redelijke termijn” of “naar het beste vermogen” kan leiden tot misverstanden en conflicten tussen partijen. Zorg ervoor dat de bepalingen in je overeenkomst helder en specifiek zijn. Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn en ontstaat hier geen discussie over. Bij een geschil over een onduidelijke bepaling zal de rechter de zogenoemde Haviltex-norm hanteren en beoordelen wat partijen redelijkerwijs over en weer van elkaar mochten verwachten. Dit kan echter onvoorspelbare uitkomsten opleveren die niet altijd in je voordeel worden uitgelegd. Zorg er dus voor dat alles (of in ieder geval zoveel mogelijk) duidelijk beschreven staat.
3. Leg betalingsafspraken en boeteclausules goed vast
Onduidelijke betalingstermijnen kunnen leiden tot cashflowproblemen en wanbetalers. Neem daarom expliciete betalingstermijnen op en eventuele rentes of boetes bij te late betalingen. Dit kan discussies voorkomen en biedt een stok achter de deur om (tijdige) betalingen af te dwingen. Daarnaast is het handig om bij contractbreuk een boeteclausule op te nemen. Dit zorgt ervoor dat schade (in de vorm van de boete) direct (zonder gang naar de rechter) kan worden verhaald. Hoewel een boeteclausule geen garantie biedt dat het bedrag daadwerkelijk wordt betaald, verhoogt het wel de druk op de wederpartij om zich aan de afspraken te houden en hoef je geen schade te bewijzen (wat in de praktijk soms heel lastig kan zijn).
4. Verklaar je algemene voorwaarden van toepassing
Veel bedrijven gaan ervan uit dat hun algemene voorwaarden automatisch van toepassing zijn bij het sluiten van een contract. Dit is niet het geval. Ze zijn pas van toepassing als ze correct zijn overhandigd. Zorg er daarom voor dat je algemene voorwaarden tijdig en correct verstrekt. Daarnaast is het verstandig om in het contract op te nemen dat de algemene voorwaarden van de wederpartij niet van toepassing zijn. Dit voorkomt mogelijke conflicten over welke voorwaarden gelden.
5. Neem het toepasselijke recht en forumkeuze op
Wanneer je contracteert met een buitenlandse partij, is het cruciaal om vast te leggen welk recht van toepassing is en welke rechter bevoegd is bij geschillen. Als Nederlandse partij wil je voorkomen dat je bijvoorbeeld in Spanje moet procederen omdat je wederpartij daar gevestigd is en wellicht zelfs naar Spaans recht. Dit brengt hoge proceskosten met zich mee die makkelijk voorkomen hadden kunnen worden. Overigens is een forumkeuze niet altijd geldig, bijvoorbeeld ten aanzien van consumenten.
Er zijn natuurlijk nog vele andere dingen te vertellen over contracten. Heb je hulp nodig bij het opstellen van een contract? Neem gerust contact met ons op! Dit is een blog van Dewi.
