Hoe worden incassokosten berekend?
Wanneer jouw klant een rekening niet betaalt, dan mag je bepaalde kosten bij de klant (de debiteur) in rekening brengen, de kosten om het openstaande bedrag betaald te krijgen. Als een incassobureau of een incasso advocaat wordt ingeschakeld, dan zal het incassobureau of de incasso advocaat deze kosten in rekening brengen bij de debiteur. Dit noemen we de incassokosten. De incassokosten zijn dus kosten die gemaakt worden wanneer een schuldeiser kosten maakt om een openstaande vordering betaald te krijgen. Deze kosten komen boven op het oorspronkelijke factuurbedrag (de hoofdsom).
Incassokosten en de wet
Op grond van de wet, artikel 6:96 lid 2 sub c BW, kan een schuldeiser een vergoeding vragen voor de “redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte”. Dat is de wettelijke definitie van wat wij (onder meer) de incassokosten noemen. De incassokosten zijn daarmee onderdeel van het begrip vermogensschade en komen dus voor vergoeding in aanmerking als voldaan is aan de daaraan gestelde eisen.
Eerst is van belang dat de factuur opeisbaar is. Dat betekent dat de betalingstermijn verstreken moet zijn en er geen betaling heeft plaatsgevonden. ls de betalingstermijn namelijk nog niet verstreken, dan is de schuldenaar juridisch gezien niet in verzuim en is er geen wettelijke grondslag om de incassokosten in rekening te kunnen brengen. Indien geen betalingstermijn is overeengekomen, dan bepaalt de wet, specifiek artikel 6:119a lid 2 sub a BW, dat de betalingstermijn 30 dagen bedraagt.
Incassokosten consument
De eerste regel is te vinden in artikel 6:96 lid 6 BW. Op grond van dit artikel dient de schuldeiser de consument schuldenaar een zogenaamde “14 dagen brief” te sturen alvorens incassokosten in rekening gebracht mogen worden. In deze 14 dagen brief dient de consument aangemaand te worden, waarbij een termijn van ten minste 14 dagen dient te worden gegeven om alsnog te betalen zonder de incassokosten. Let op: de 14 dagen termijn gaat pas lopen op de eerstvolgende dag nadat de consument-schuldenaar kennisneemt van de brief. De brief dient ook te vermelden dat de consument incassokosten verschuldigd wordt als betaling uitblijft en hoe hoog de incassokosten zijn. Dit zijn strenge eisen. Je kunt zo’n brief dus het beste aangetekend laten versturen.
De tweede regel vindt men in artikel 6:96 lid 5 BW. Dit artikel verwijst naar het zogenoemde Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, waarin de hoogte van de in rekening te brengen incassokosten is vastgelegd. Van deze staffel mag niet ten nadele van de consument worden afgeweken. De (maximaal) in rekening te brengen incassokosten bij een consument schuldenaar, volgt uit dit besluit en de daarin vermelde staffel.
Op de website van de Rechtspraak is een mooi overzicht te vinden van de staffel en hoe de incassokosten in deze situatie berekend moeten worden:
Publicatie incassokosten en de 14 dagen brief
Daniel heeft in 2017 een interessante publicatie geschreven over de incassokosten en specifiek deze 14 dagen brief. Lees de publicatie vooral.
https://www.legal8.nl/wp-content/uploads/2020/02/Publicatie-incassokosten_pdf.pdf
Incassokosten bedrijf
Als de schuldenaar een bedrijf is (natuurlijke en rechtspersonen die handelen vanuit een handelsbelang, onderneming), dan geldt meer vrijheid. Hierbij geldt de 14 dagen brief niet en ook de hoogte van de incassokosten is niet vastgelegd en niet dwingend geregeld in de wet. Het is in B2B-situaties toegestaan de staffel te nemen zoals hiervoor is genoemd. Ook is het mogelijk dat er bijvoorbeeld in de overeenkomst tussen partijen of in de algemene voorwaarden van de schuldeiser, een regeling is bepaald omtrent de hoogte van de incassokosten. Ervan uitgaande dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn (dat moet goed gecheckt worden), kan de schuldeiser de uit de algemene voorwaarden voortvloeiende incassokosten vorderen. Die kosten zijn vaak hoger dan de incassokosten op grond van de staffel.
Onredelijk hoge incassokosten: matiging
Als de incassokosten in een bepaalde situatie echter onredelijk hoog zijn, dan kan de rechter deze matigen (verlagen). Matiging kan niet tot een bedrag dat lager is dan het bedrag dat de schuldenaar op grond van de staffel verschuldigd zou zijn geweest. Is er geen van de staffel afwijkende regeling over de hoogte van de incassokosten overeengekomen, dan dienen de incassokosten berekend te worden overeenkomstig de staffel. Lees ook een interessante blog over de matiging van contractuele incassokosten van mei 2024:
https://www.legal8.nl/matiging-van-contractuele-bedongen-incassokosten/
In deze blog wordt een zaak besproken waarin van de gevorderde incassokosten van bijna € 50K slechts een bedrag van € 3K overblijft. Bij ‘bedongen’ buitengerechtelijke incassokosten doet de schuldeiser er dus goed aan om de daadwerkelijk gemaakte incassokosten te motiveren en deugdelijk te onderbouwen. Anders loopt hij het risico dat de rechter de gevorderde bedongen incassokosten ambtshalve matigt tot het wettelijk tarief! Dat gebeurde dus in deze zaak.
Zie bijvoorbeeld: https://uitspraken.rechtspraak.nl/details?id=ECLI:NL:RBOVE:2019:2235
Incassokosten en advies
Wil je meer weten over incassokosten of heb je andere juridische vragen? Neem vooral eens contact met ons op.
Legal8
