Met de invoering van de werkkostenregeling veranderen de regels met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen die aan het personeel gegeven worden ingrijpend. Vanaf 2015 (1 januari 2015) is deze werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers.
Tot en met 2014 geldt een overgangsregeling. In de periode tot 1 januari 2015 heeft u jaarlijks de keuze om bepaalde vergoedingen aan werknemers te verstrekken op basis van de huidige wettelijke regels of op basis van de nieuwe werkkostenregeling. Vanaf 1 januari 2015 geldt dus alleen de werkkostenregeling en kunt u als werkgever niet meer kiezen voor de ‘oude’ regeling.
Wat houdt de werkkostenregeling in?
In het kort houdt de werkkostenregeling in dat werkgevers tot een maximum van 1,4% (in 2013 was dit 1,5%) van de totale loonsom belastingvrij vergoedingen mogen verstrekken aan hun personeel. Denk bij vergoedingen aan bijvoorbeeld aan een kerstpakket of een fiets van de zaak. Wordt dit bedrag overschreden, dan betaalt de werkgever over het meerdere een eindheffing van 80%.
Vrijstellingen en nihilwaardering
Binnen de werkkostenregeling zal voor een aantal vergoedingen een vrijstelling gelden. De werkkostenregeling meldt als vrijstellingen onder andere: reiskosten (tot maximaal € 0,19 per kilometer), kosten voor cursussen en congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, maaltijden bij overwerk en dienstreizen.
Terzake voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt, geldt een nihilwaardering. Dit betekent dat deze voorzieningen weliswaar binnen de 1,4% forfait vallen, maar desondanks geheel of gedeeltelijk onbelast aan werknemers kunnen worden gegeven. Denk hierbij aan bureaustoelen en computers op de werkplek alsmede aan een ter beschikking gestelde mobiele telefoon/smartphone (indien deze meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt).
Intermediaire kosten
Ook intermediaire kosten zijn in principe onbelast. Van intermediaire kosten is bijvoorbeeld sprake als de werknemer in opdracht van de werkgever kosten voorschiet die eigenlijk voor de werkgever zijn. Denk hierbij aan een werknemer die voor een bedrijfspresentatie stiften koopt om op een whiteboard te schrijven en deze kosten later declareert bij zijn werkgever.
Advies over de werkkostenregeling
Aangezien de werkkostenregeling ook voor u als ondernemer van belang is, raden wij u aan u terzake juridisch te laten informeren en adviseren. Wij kunnen op uw verzoek een werkkostenregeling scan verrichten, zodat u duidelijkheid verkrijgt over de werkkostenregeling. Om nare verrassingen te voorkomen, kan het zijn dat u aanpassingen in de arbeidsvoorwaarden moet doorvoeren. Wij kunnen inzichtelijk maken welke vergoedingen en verstrekkingen u momenteel onbelast vergoed aan uw personeel en wat dit precies kost. Wij kunnen vervolgens bekijken of de forfaitaire ruimte (de ‘vrije’ ruimte) onder de werkkostenregeling toereikend is.
U kunt echter niet zomaar wijzigingen in arbeidsvoorwaarden toepassen. Wij zijn graag bereid u hierover nader te informeren.
U kunt ten aanzien van het bovenstaande geheel vrijblijvend contact met ons opnemen.
27-02-2014
